Outlookで暗号化メールを送る方法とは？ Microsoft 365セキュリティサービスについてもご紹介

Outlookの暗号化には2つのオプションがあり、Outlookでは読み取り可能なプレーンテキストから判読できない暗号化テキストに変換してメールメッセージを暗号化します。

そもそも「メールの暗号化」とは何でしょうか。メールの暗号化は、大切なデータを意図していない第三者にアクセスされないよう保護することを指します。主に、メールの本文や添付データを暗号化し、第三者から守ります。

ビジネスにおいてメールの暗号化を利用するシーンは、

• 業務上、機密性の高い情報を扱う組織、または部署
  例：金融・医療・法律・人事
• 契約書といった組織の重要書類をメールで送受信する
• クラウドサービスや社外サーバーを経由してメールを送受信する

などが挙げられます。このようなシーンでは、メールの暗号化を行うことで情報漏えいや不正アクセスなどのリスクを回避し、組織として信頼性の向上にもつながります。

S/MIME暗号化とは、メールセキュリティを強化させる暗号化のひとつで、電子証明書を用いて暗号化とメールへの電子署名を行います。送信者のなりすまし防止やメールの改ざんを検知し、主にフィッシング詐欺への対策として有効です。

電子証明書を利用するメールのやり取りでは、送信者と受信者が電子証明書を所有した上で暗号化メールが可能となります。送信者側が持つ「鍵」でメールを暗号化し、受信者側が持つ「鍵」で元に戻されメールを開くことができます。万が一、途中で第三者に盗み読まれたとしても、鍵を持たない第三者はその内容を解読することはできません。

S/MIME方式を使用するには、メールの送信側と受信側の両方がS/MIMEに対応している電子メールソフトを導入している必要があります。Outlookでは標準機能としてS/MIMEがサポートされています。

Information Rights Management（IRM）とは、文書ファイルの暗号化や編集・閲覧のための権限管理、操作履歴の管理を可能にする仕組みのことです。暗号化と利用権限制御を同時に実現します。

IRMの管理下にあるファイルは付与された権限によって行える操作が変わりますが、同じファイルでもユーザーの属性により、編集可能／閲覧可能／印刷可能などと操作できる範囲を指定できます。ファイルを共有した相手は、暗号化の時に許可されたユーザーかつファイル操作時に暗号鍵にアクセスできるユーザーのみがファイルを利用できます。

しかし、IRMに対応しているファイル形式には制限があります。Microsoft 365でも、WordやExcel、PowerPointなどそれぞれで対応するファイル形式が指定されているため、事前に確認しておきましょう。

こちらの手順を行う前に、使用しているPCのキーチェーンに証明書を追加してください。署名証明書を設定したら、Outlookでの設定が必要です。

1. 「ファイル」メニューの［オプション］＞［セキュリティセンター］＞［セキュリティセンターの設定］をクリック
2. 「電子メールのセキュリティ」から「電子メールの暗号化」の［設定］ボタンをクリック
   

   

3. 「証明書とアルゴリズム」で［選択］ボタンをクリックし、S/MIME証明書を選択
4. ［OK］ボタンをクリック
5. メールを作成し［送信］ボタンで完了

Microsoft 365 Insiderを契約の場合は、以下の新しい情報が表示されます。

1. メールメッセージで「オプション」を選択し、［暗号化］をクリック。ドロップダウンリストから［S/MIMEで暗号化］をクリック
2. PCにS/MIME証明書がインストールされている場合、S/MIMEを使用した暗号化が表示される
3. Outlook 2019及びOutlook 2016の場合、「オプション」から［アクセス許可］を選択

Microsoft 365メッセージ暗号化では、以下の手順を行います。

1. メールメッセージで「オプション」を選択し、［暗号化］をクリック
2. 適用する制限がある暗号化（「暗号化のみ」「転送不可」）などを選択
   ※Microsoft 365メッセージ暗号化は、 Office 365 Enterprise E3ライセンスの一部となります。さらに、Encrypt-Only機能（［暗号］ボタンの下のオプション）は、Exchange Onlineも使用するサブスクライバー（Microsoft 365 Apps for enterpriseユーザー）に対してのみ有効です。
   

   

   出典：「メールメッセージを暗号化します。」Microsoft Support
   https://support.microsoft.com/ja-jp/office/メール-メッセージを暗号化します-373339cb-bf1a-4509-b296-802a39d801dc#ID0EBBD=Newer_versions

3. Outlook 2019及びOutlook 2016の場合、「オプション」＞「アクセス許可」をクリックし、適用する制限がある暗号化オプションを選択

まずは暗号化されたメッセージの送信方法について紹介します。

暗号化されたメッセージを送信するときに、［暗号化］ボタンの「暗号化」、または「転送の禁止」の2つのオプションからいずれかを選択します。その後［送信］ボタンをクリックして完了です。

出典：「Outlook.com の暗号化されたメッセージについて説明します」Microsoft Support
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/outlook-com-の暗号化されたメッセージについて説明します-3521aa01-77e3-4cfd-8a13-299eb60b1957

次に、暗号化されたメッセージの受信方法についてです。
Outlook.com、またはMicrosoft 365を使用しており、Outlook.com Webサイト、Outlookモバイルアプリ、またはメールソフトをWindows 10で使用している場合は、暗号化されていない通常メッセージと同じ方法で暗号化されたメッセージを読み取り、また返信もできます。
Outlook for Windows、Outlook for Mac、またはサードパーティ製品のメールソフトを使用している場合は、暗号化されたメッセージの読み取り方法を示す電子メールメッセージが届きます。Microsoft 365アカウントを使用してメールへアクセスできます。

Outlook.com、またはMicrosoft 365を使用していない場合、暗号化されたメッセージを読み取る方法の手順が記載されたメールメッセージが届きます。暗号化されたメッセージがGoogleやYahoo Mailアカウントに送信された場合は、GoogleやYahooアカウントを使用するか、一時的なパスコードを使用して認証できます。
メッセージが別のアカウントに送信された場合は、一時的なパスコードを使用できるため、そのパスコードが電子メールにて送信されます。

メッセージ本文だけでなく、すべての添付ファイルも同様に暗号化されます。添付ファイルは、使用する暗号化オプションによってダウンロード後の操作が異なります。

• ［暗号化］オプションを選択した場合
  Outlook.comアカウントとMicrosoft 365アカウントを持つ受信者は、Outlook.com、Outlookモバイルアプリ、またはメールソフトから暗号化せずに、Windows 10で添付ファイルをダウンロードできます。別のメールクライアントを使用しているメールアカウントでは、一時的なパスコードを使用してMicrosoft 365 Message Encryptionポータルから添付ファイルをダウンロードできます。
• ［暗号化と転送の防止］オプションを選択した場合
  Word／Excel／PowerPointファイルなどのMicrosoft Officeの添付ファイルは、ダウンロード後も暗号化されたままです。つまり、受信者が添付ファイルをダウンロードして他のユーザーに送信した場合、転送されたユーザーは添付ファイルを開く権限がないため、添付ファイルを開くことができません。ファイルの受信者がOutlook.comアカウントを使用している場合は、Windows用Officeアプリで暗号化された添付ファイルを開くことができます。また、ファイルの受信者がMicrosoft 365アカウントを使用している場合は、Officeアプリでファイルを開けます。

Outlookの暗号化によってメールセキュリティは向上しますが、さらにセキュリティレベルを上げるのであれば、次のようなメールセキュリティサービスの検討をおすすめします。

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テクバンでは、HENNGE Oneの導入サポートはもちろん、Microsoft 365の構築や運用、情シス部門やユーザーの負担軽減につながるような提案をし、お客様にとって最適なセキュリティ環境を提供します。
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※本記事の内容は2023年8月時点のものです。Microsoftの仕様や利用環境は変更する場合があります。